Het is druk, te druk! Je kijkt het al een tijdje aan maar het kan niet langer, je hebt hulp nodig. Je tijd investeer je in het maken van een ontzettend toffe vacature die na een paar dagen online gezet wordt. Als die functie opgevuld is dan wordt het allemaal beter en krijgen we het rustiger. Herkenbaar? Helaas, je merkt al snel dat een nieuwe collega inwerken ook ontzettend veel tijd kost en in plaats van dat het rustiger wordt heb je het idee dat het alleen maar drukker is geworden. Dit is juist de reden dat ik zeg dat “optimaliseren gaat boven het aannemen van personeel”.
Op het moment dat ik deze blog schrijf (mei 2024) is de arbeidsmarkt moeilijk voor ondernemers. Het verkrijgen van het juiste personeel is een uitdaging. Steeds meer mensen willen parttime werken terwijl bedrijven hoog gekwalificeerd personeel willen en fulltime vacatures eruit gooien. Er is een mismatch ontstaan in de markt waardoor vacatures lang open blijven staan. Het is als bedrijf dus geen kwestie meer van meerdere keuzes. In plaats van een werkgeversmarkt is er al geruime tijd een werknemersmarkt ontstaan.
Optimaliseren van de werkprocessen
Het aannemen van nieuw personeel of het delegeren van werk aan je VA wordt vaak gezien als een snelle oplossing voor een overvolle werkdag. Elke keer dat er weer een functie ingevuld is kom je weer tot de conclusie dat het helemaal niet rustiger wordt. Het optimaliseren van de werkprocessen is DE cruciale stap die vooraf moet gaan aan het delegeren van werk aan nieuwe collega’s of aan je VA.
Het toevoegen van meer mensen aan een inefficiënt proces zal hoogstwaarschijnlijk leiden tot meer chaos, in plaats van meer productiviteit. Voordat je werk uitbesteed aan je collega of je VA is het essentieel om ervoor te zorgen dat de bestaande processen zo efficiënt mogelijk verlopen. Dit betekent het opzoeken van knelpunten, het elimineren van verspilling en het stroomlijnen van je workflows.
Door bestaande processen te analyseren en te verbeteren, krijg je beter inzicht in de werking van je bedrijf. Dit kan leiden tot betere besluitvorming bij het bepalen van de juiste momenten en manieren om je werk te delegeren. Het kan ook helpen om te bepalen welke specifieke rollen en verantwoordelijkheden nodig zijn binnen jouw team.
Kosten en kwaliteit
Nieuw personeel brengt kosten met zich mee. Daarom is het uitbesteden van taken aan een VA een heel goed alternatief. Ik heb een blog geschreven over het uitbesteden van werk aan een VA, lees hier deze blog.
Door eerst werkprocessen te optimaliseren, kun je geld besparen door bestaande middelen effectiever te benutten voordat je investeert in het uitbreiden van je personeelsbestand of het werk uit handen te geven aan een VA.
Door het optimaliseren van je werkprocessen gaat de kwaliteit van je werk ook nog eens omhoog en kan je je onderneming laten groeien. Kosten en kwaliteit zijn dus 2 belangrijke gevolgen van de keuze om processen te verbeteren.
Kortom, hoe verleidelijk het ook kan zijn om snel nieuw personeel aan te nemen of je werk te delegeren aan je VA om de werkdruk te verlichten, is het optimaliseren van werkprocessen een essentiële eerste stap om ervoor te zorgen dat de groei van het team op een effectieve en duurzame manier plaatsvindt. Dus: Optimaliseren gaat boven het aannemen van personeel of het uit handen geven van taken aan je VA!
Door efficiëntie prioriteit te geven kan je beter voorbereid zijn om te profiteren van de voordelen die jouw nieuwe collega of VA met zich mee kan brengen. Soms kan het zelfs voorkomen dat er helemaal geen collega bij hoeft, of dat je geen werk uit handen hoeft te geven aan een VA.
Het optimaliseren van je werkprocessen is dan ook 1 van de sleutels tot succes: meer omzet en meer winst in je bedrijf.