Elke dag loopt je inbox weer vol en voor je het weet, ben je weer te lang bezig met e-mails afhandelen. Een veel voorkomende vraag is dan ook: “Hoe houd ik mijn mailbox leeg?”
Een volle mailbox kan behoorlijk wat stress veroorzaken, terwijl we vroeger niemand hoorden klagen als de brievenbus overvol zat met post. Echter, in de afgelopen jaren is de hoeveelheid post die fysiek bij ons thuis of op het werk binnenkomt, aanzienlijk afgenomen. Steeds meer communicatie verloopt digitaal. Hoewel dit aan de ene kant handig is, ervaren veel mensen een gevoel van machteloosheid bij de vraag: “Hoe houd ik mijn mailbox leeg?”
Vergelijking: Mailbox versus post op je deurmat
Laten we eerst de mailbox vergelijken met de post op je deurmat.
Stel je opent de deur en vindt een stapel binnenkomende post. Je opent de enveloppen, leest de brieven, stopt ze weer terug in de enveloppen en legt alles terug op de mat voordat je naar binnen gaat.
Klinkt dat niet vreemd?
Toch gebeurt iets soortgelijks in onze mailbox. Een e-mail komt binnen, je leest het en gaat door naar de volgende. Misschien markeer je het zelfs als ongelezen en voeg je er ook nog een rode vlag aan toe. Is dat niet vergelijkbaar met wat we net beschreven met de post op de deurmat?
Verwerk je mailbox meteen volgens OHIO principe
Verwerk je mailbox direct volgens het OHIO-principe – Only Handle It Once (Behandel het maar één keer).
Neem het direct ter hand en neem meteen een beslissing.
Dit principe kun je toepassen op je mailbox, maar eigenlijk op alles wat op je afkomt, of het nu vragen zijn van klanten, collega’s of binnenkomende e-mails. Denk er direct goed over na. Dit bespaart je de volgende keer ontzettend veel tijd.
Door het verwerken van je mailbox volgens het OHIO-principe hoef jij jezelf de vraag niet meer te stellen: “Hoe houd ik mijn mailbox leeg?”
Tip 1: Beantwoord e-mails die binnen 5 minuten afgehandeld kunnen worden direct
Als een e-mail binnen 5 minuten beantwoord kan worden, is het raadzaam dit direct te doen. Het uitstellen van het afhandelen van de e-mail, of de e-mail laten staan met het idee dat het niet veel werk is en later gedaan kan worden, kost uiteindelijk meer tijd.
Uiteraard geldt dit niet voor e-mails waarvoor je zaken moet uitzoeken, want geloof me, die 5 minuten vliegen voorbij en voor je het weet ben je 15 minuten bezig in je inbox met één e-mail.
Dit zijn vaak e-mails waar een korte vraag wordt gesteld die je direct kunt beantwoorden (uit je hoofd). Het zijn ook e-mails met bijvoorbeeld een factuur die nog betaald moeten worden en direct naar de boekhoudpakket kan worden verzonden (niet gaan betalen!!!). Of e-mails met belangrijke bijlagen die je wilt bewaren, maar waarvan de e-mail zelf niet belangrijk is.
Tip 2: Neem een beslissing over e-mails die niet binnen 5 minuten kunnen worden afgehandeld
Als een e-mail niet binnen 5 minuten kan worden afgehandeld, moet je er een beslissing over nemen. En die beslissing is niet dat de e-mail in je inbox blijft staan. Ook markeer je deze niet als ongelezen en hang je er al helemaal geen rode vlag aan. Hierover later meer.
De beslissing die je neemt is als volgt:
1. Als het langer dan 30 minuten duurt om hierop te reageren –> Plan de e-mail in je agenda en reserveer hier tijd voor
2. Als het minder dan 30 minuten duurt om hierop te reageren –> Voeg de e-mail toe aan je takenlijst
E-mails die langer dan 30 minuten in beslag nemen, vereisen jouw aandacht. Hier is vaak uitgebreid onderzoek voor nodig waarbij je gefocust moet zijn om het juiste antwoord te geven. Daarom plan je hiervoor tijd in je agenda.
E-mails die korter van 30 minuten in beslag nemen, betreffen vaak kleine taken voordat je kunt antwoorden. Het zijn vaak ook verzoeken voor offertes waarvoor je een offerte moet opstellen. Door dit soort e-mails aan je takenlijst toe te voegen, kun je taken bundelen en zo tijd besparen in plaats van elke keer dezelfde soort taken individueel aan te pakken.
Tip 3: Neem nu een duidelijke beslissing over e-mails waar je niets mee hoeft te doen
Dit zijn bijvoorbeeld nieuwsbrieven. Ga je deze daadwerkelijk nog lezen, of dienen ze alleen maar als vulling voor je inbox? Als het meer vulling is, meld je dan meteen af. De e-mail komt niet meer terug en de volgende keer hoef je er dus ook geen beslissing meer over te nemen.
Dit geldt ook voor e-mails waarin je in de CC staat. In principe hoef je niets te doen met e-mails waar je in de CC staat; het zijn informatieve e-mails. Maar ze vullen wel je inbox. Je kunt twee dingen doen:
1. Maak duidelijke afspraken dat CC-mails niet meer naar jou worden gestuurd als je er niets mee hoeft te doen. Als jij actie moet ondernemen, sta je in de aanhef en niet in de CC.
2. Als van jou wordt verwacht dat je op de hoogte blijft en daarom in de CC staat, is dat een keuze. Dan is het raadzaam een e-mailregel in een aparte map worden geplaatst, en controleer deze map maximaal twee keer per week. Zodra je ze hebt gelezen, verwerk je ze en laat je ze niet staan.
Tip 4: Delegeer e-mails waar je niets mee hoeft te doen
Dit zie ik vaak gebeuren bij bedrijven die meerdere mailboxen gebruiken. Klanten, collega’s leveranciers of anderen gebruiken soms de verkeerde mailbox voor een specifieke vraag of verzoek. Delegeer de e-mail waar je niets mee hoeft te doen naar de juiste mailbox en beantwoord de afzender vanuit die mailbox. Geef ook op een vriendelijke manier aan dat dergelijke vragen naar die specifieke mailbox moeten worden gestuurd.
Een extra tip van mij: wees voorzichtig met het aantal mailboxen dat je in je organisatie aanmaakt. Op een gegeven moment weten klanten, collega’s, leveranciers of andere niet meer welke ze moeten gebruiken. Voor je het weet sturen ze e-mails naar alle mailboxen, wat het doel van een lege inbox tenietdoet.
Tip 5: Overweeg of e-mail het juiste communicatiemiddel voor jou is
Het beheren van e-mails kan veel tijd kosten. De voordelen van een lege inbox zijn echter van onschatbare waarde: je ervaart minder stress, behoudt een beter overzicht, kunt prioriteiten stellen en bespaart tijd wanneer er minder e-mails zijn. Overweeg of e-mail wel het meest geschikte communicatiemiddel voor jou is. Misschien ontvang je vragen liever via Whatsapp of telefonisch. Maak ook hier een duidelijke keuze en zorg ervoor dat alles op één plek binnenkomt, zodat je niets over het hoofd ziet.
Stop met het gebruik van rode vlaggen in je mailbox
Zoals eerder vermeld in tip 2: STOP met het gebruik van de rode vlaggen in je mailbox. Rood wordt geassocieerd met gevaar.
Diep in onze hersenen bevindt zich het oerbrein, dat onder andere verantwoordelijk is voor overlevingsinstincten. Dit deel van de hersenen reageert op signalen van gevaar en gaat in de modus van vechten, vluchten of bevriezen. Angst en stress nemen toe, wat leidt tot een verhoogde cortisolproductie. Dit resulteert in een verhoogde bloeddruk, versnelde hartslag en gespannen spieren. Klinkt ontspannend, toch?
Door rode vlaggen te gebruiken in je mailbox, signaleert je brein voortdurend gevaar, wat meer stress veroorzaakt dan nodig is. Het gevolg is dat je op den duur overweldigd raakt, het overzicht kwijtraakt en niet meer weet wat de prioriteiten zijn, omdat alles een rode vlag heeft en dus als prioriteit wordt beschouwd.
Wil jij ook controle over je mailbox houden, of over je gehele werkdag?
Wil jij ook controle over je mailbox houden? Start dan in ieder geval met de 5 tips die ik gegeven heb.
Er is natuurlijk veel meer mogelijk met je mailbox. Als jij Outlook gebruikt kunnen we de instellingen zo zetten waardoor jij nog sneller je mail kan verwerken.
Een andere veel gehoorde opmerking is” Ik heb geen overzicht“, “Ik weet niet wat mijn prioriteiten zijn” kortom Ik kom tijd tekort in mijn werkdag. Hier kan ik je verder mee helpen. Wil jij weten hoe? Kijk dan hier eens en neem contact met mij op. Samen bespreken we hoe ik jou verder hiermee kan helpen.
Meer handige tips van mij ontvangen?
Volg mij op Instagram of LinkedIn. Hier plaats ik regelmatig handige tips of geef ik informatie over hoe jij meer overzicht, rust en focus in je werkdag kan creëren. Of je nu ondernemer bent of werknemer. Voor iedereen zijn de tips toepasbaar.
Loop jij als ondernemer vast en heb je op korte termijn (tijdelijk) direct tijd nodig? Als Virtual Assistant ben ik inzetbaar om de werkzaamheden voor jou op te pakken zodat jij tijd overhoudt. Dit in combinatie met mijn – Overzicht, rust en focus in je werkdag traject – weet ik zeker dat jij tijd over zult houden en je bezig kunt houden met hetgeen wat jij belangrijk vindt.