Kan jij een realistische planning maken? Een planning die kloppend is, die je na komt en waarvan je niet aan het einde van de week denkt: “ik stop wel met plannen want ik hou mij er toch niet aan”
Veel ondernemers, maar ook kenniswerkers, zie ik er dagelijks mee worstelen: een haalbare planning maken. Een planning die kloppend is en ook nagekomen kan worden. Het maken van een planning waar je je toch niet aan houdt is zonde van je tijd. In deze blog vertel ik jou meer over slim plannen: hoe valkuilen te vermijden en 3 praktische tips die je meteen kan toepassen. Een planning maken die je kan nakomen daar krijg je ook energie van!
Wil je nog meer leren over slim plannen? Volg mij dan ook op Instagram of LinkedIn. Hierin deel in regelmatig superhandige tips waar je meteen mee aan de slag kan!
Waarom jij je planning niet nakomt
Je To-Do lijst is oneindig. Je begint vol enthousiasme alles op te schrijven wat je nog moet doen en begint gewoon bovenaan de lijst met werken en uren vliegen voorbij. Je voelt je gestrest want het einde is nog lang niet in zicht. Gedurende de dag doe je andere werkzaamheden, wordt je hulp gevraagd bij een collega of een project. Tussendoor alle “blieps” en “pings” ook nog even checken. En als je dan aan het einde van je werkdag afsluit heb je het gevoel dat je niets hebt gedaan. Herkenbaar?
De reden waarom jij je planning niet nakomt, komt doordat je te optimistisch bent. Je wilt te veel in een te korte tijd. Je raakt overweldigd en je planning gaat in de war. Ook verstoringen in je werk zijn een grote valkuil. Je kan niet 8 uur per dag productief zijn. Je zult in je planning altijd ruimte moeten inbouwen voor onverwachte gebeurtenissen: je collega die je hard nodig hebt, een klant die echt met spoed geholpen moet worden, je kind die onverwachts naar de dokter moet of een belletje tussendoor die langer duurde dan verwacht. Dit alles kan leiden tot stress en frustratie. Zonder duidelijke prioriteiten te geven aan datgene wat écht gedaan moet worden én hieraan tijd te verbinden hoelang je er mee bezig hoort te zijn, zorgt jouw planning voor inefficiënt- en uitstelgedrag. Dé reden waarom jij je planning niet nakomt.
Een goede planning is afgestemd op jouw doelen. Als jij je doelen weet wat jij dit jaar wilt gaan behalen kan je dit omzetten naar maand- en weekplanningen. Hierin zet je alles neer wat af moet en reserveer je ruimte voor onvoorziene omstandigheden. Dit is slim plannen.
Slim plannen: 3 praktische tips
Slim plannen: 3 praktische tips voor een slimme planning waarmee jij overzicht, rust en focus creëert in jouw werkdag en tijd overhoudt om te besteden aan datgene wat voor jou belangrijk is!
Tip 1: Doelen stellen
Stel realistische doelen die je dit jaar wilt behalen. Doelen stellen is de fundering voor het slim plannen. Zorg ervoor dat deze doelen SMART zijn: Specifiek – Meetbaar – Acceptabel – Realistisch – Tijdgebonden.
Als je deze doelen hebt gemaakt ga je deze vertalen naar maanddoelen. Wat moet je per maand doen om aan het einde van het jaar je doel gehaald te hebben. Als je het per maand inzichtelijk hebt vertaal je dit naar week doelen. Dit zijn de doelen en dus taken die je die week moet doen om je jaardoel te behalen. Dit zijn ook de taken die altijd prioriteit hebben boven alle andere taken.
Tip 2: Tijd bijhouden
Tijd bijhouden zorgt ervoor dat je gaat uitkomen met je planning. Doe je dit niet zal je altijd achter de feiten aan blijven lopen. Hou een maand eens bij hoelang je met een taak bezig bent. In sommige software programma’s is dit ingebouwd, maar mocht het bij jou niet ingebouwd zijn dan is Toggl een goed programma om jouw tijd bij te houden. Reserveer vervolgens extra tijd in je agenda om onvoorziene omstandigheden of taken die toch langer duren dan verwacht op te kunnen vangen. Op deze manier kan je beter omgaan met onverwachte gebeurtenissen zonder dat je hele schema in de war raakt.
Tip 3: Prioriteiten stellen
Prioriteiten stellen zorgt ervoor dat je jouw doelen gaat halen. Jouw allerbelangrijkste taken zijn de taken die bijdragen aan jouw doelen. Dit is jouw focus voor de dag. Buiten deze prioriteiten plan je 3 extra taken die je die dag wilt doen. Het is al leuk als je één van deze extra taken kan doen maar drie zou natuurlijk een feestje waard zijn. En als je deze extra taken niet op kan pakken is dit geen reden om je planning aan te passen. Het geeft wel een duidelijk beeld weer dat jij hier geen tijd voor hebt en dat het een keuze kan worden om deze taken te delegeren.